O que são gargalos no fluxo de trabalho e como solucioná-los?

O que são gargalos no fluxo de trabalho e como solucioná-los?

Última atualização:
13/12/2022
Pessoa autora:
Tiago
Categorias:

Primeiro… você sabe o que são gargalos em um fluxo de trabalho? Já ouviu este termo? Eu te explico, é simples. Pense em uma garrafa. Seu design foi projetado para armazenar uma quantidade específica de líquido e possui uma área restringindo o fluxo desse líquido para, acredito eu, facilitar o manuseio na hora de servir. Se tivéssemos uma garrafa reta, onde a boca tem a mesma largura do seu corpo, no processo haveria mais riscos de servir uma quantidade maior do que a desejada.

Gargalos nas garrafas

Gargalos em garrafas são fundamentais para uma boa interação com chances reduzidas de erros. Já no mundo do trabalho, os gargalos são empecilhos que impactam diretamente na velocidade com que o trabalho é realizado. Uma vez impactando essa velocidade, percebe-se um efeito colateral na qualidade, ainda mais quando estamos falando de um ambiente com muita pressão na entrega.

Uma historinha para entender melhor o contexto do gargalo

Imagine uma casa com 1 máquina de lavar com capacidade para 30 peças e um fluxo de lavagem que leva 30 minutos. Nesta mesma casa, temos espaço para um varal com capacidade de 30 peças. Duas pessoas habitam nesta casa, Luiz e Maísa. Cada um usa 30 peças de roupas por semana, totalizando 60 peças utilizadas em 7 dias.

Roupas no varal para representar o gargalo

Luiz e Maísa lavam roupas 1 dia por semana. Enquanto a máquina de lavar poderia realizar 2 lavagens completas em 1h e lavar todas as roupas, o varal tem um limite: precisa de, pelo menos, 5 horas durante o dia para secar 30 peças, seu limite. Dessa forma, o varal torna-se o gargalo da casa quando o assunto é lavar/secar roupas, pois mesmo que a máquina dê conta do recado e lave todas as peças em 1h, não temos varal para secar tudo isso. Se você lava as roupas na sua casa, você sabe que deixar a roupa molhada esperando dentro da máquina por 5 horas não é uma boa ideia. Caso você não saiba, o resultado sempre é: a roupa fica com um cheiro ruim e muitas vezes precisa ser lavada novamente, ou seja, retrabalho.

O tempo que a roupa fica esperando, parada e molhada, "anula" o ciclo de lavagem. Necessitando uma nova lavagem, ou seja, retrabalho.

Neste caso, existem 2 soluções possíveis:

  1. Considerar o tempo todo do ciclo da máquina + secagem no varal para a tarefa “lavar roupas” ser concluída, limitando 30 peças por período do dia (30 de manhã e 30 à tarde, por exemplo).
  2. Aumentar a capacidade do varal, passando de 30 peças para 60.

Enquanto as duas soluções são plausíveis, a segunda opção carrega mais limitações a serem consideradas: espaço e orçamento. Se houver espaço na casa, é perfeitamente possível aumentar o varal. Se o custo desse novo varal não for um peso para Luiz e Maísa, é uma melhoria que pode ser realizada. Este paralelo, apesar de grotesco e exagerado (😅), é interessante. O inventário (roupas sujas ou molhadas) é algo visível 100% do tempo. Ao abrir o armário de roupas, abrir o cesto de roupa suja, olhar para o varal, automaticamente Luiz e/ou Maísa já conseguem decidir se é necessário/possível lavar roupa naquele momento e agir de acordo com a informação recebida ao checar armário, cesto e varal. Um outro ponto interessante é que não importa o quão cronometrado e certinho você faça tudo: nem sempre temos sol. Dias de chuva podem atrapalhar todo o planejamento de lavar roupas. Isso é vida real.

O gargalo no fluxo de trabalho

Quando mudamos o foco para o trabalho criativo, alguns pontos divergem: tal inventário é relativamente invisível e o trabalho continua chegando e chegando e não para nunca. Mas temos coisas em comum também: muitas vezes temos mais trabalho do que pessoas para realizá-lo. Não, não acho que pessoas são como varais. O ponto é fazer você pensar nas tarefas do trabalho como se fossem as roupas sujas. E temos mais coisas em comum do que o contrário. Nem sempre faz sol. Nem sempre o ambiente é livre de problemas para as entregas serem feitas de forma cronometrada. “Tiago, isso não acontece na minha empresa” 🤔Sabe quando você reclama do Departamento X ou Y? “Ahhh eles são muito demorados!!! As coisas levam meeeeeses para sair”. Voilà (de forma bem simples): o gargalo!

7 dicas para solucionar os gargalos

Agora, como resolver este problema? Bom, a resposta mais óbvia é DEPENDE. Primeira coisa: demitir todo mundo e contratar de novo em 99,9% dos casos não é a melhor solução. Estamos de acordo? 🙂Abaixo, trago algumas dicas que, combinadas, podem te ajudar muito na solução dos gargalos:

1) Visualize seu fluxo de trabalho e os itens sendo trabalhados

Você pode ler mais sobre este tópico no artigo “Kanban: noções básicas para começar a gerenciar o fluxo de trabalho”.

2) Limite o trabalho em progresso

Sabe quando uma equipe tem várias prioridades e atividades em andamento? Ou aquele famoso “Enquanto eu espero a resposta daquele assunto, eu faço isso outro”? Pois é. Isso é um problema. Limitando a quantidade de trabalhos sendo realizados ao mesmo tempo, você garante que a equipe foque na qualidade daquilo que está sendo realizado. Além disso, reduz o tempo que aquele item espera, “ali dentro da máquina, molhado”.

3) Prepare bem suas demandas, saiba o motivo de realizá-las e o impacto que trarão quando solucionadas

Sabendo isso, você saberá argumentar a prioridade da sua demanda em relação às outras. Calculando o custo de atraso de cada demanda, você tangibiliza quanto a empresa perde, ou deixa de ganhar, a cada dia que a demanda não está pronta e publicada.

4) Foque em entender e descrever o problema mais do que detalhar uma solução

Confie na criatividade da sua equipe para, junto com você, chegar a diversas soluções e eleger a mais desejável para o cliente, saudável para o negócio e viável tecnicamente.

5) Quais são as etapas/ciclos necessários para realizar seu trabalho?

Defina o que você precisa para começar e como você sabe que terminou. Tendo o primeiro e o último ponto definidos, basta preencher os do meio. Não precisa ser extremamente detalhista. Foque em etapas/ciclos mais genéricos para concluir o trabalho. Faça este exercício em equipe, ouça todos. Às vezes, uma etapa que não faça sentido para você, faça para a equipe. 🙂

Por exemplo: Pegar roupas sujas no cesto / Colocar na máquina / Estender no varal / Dobrar e guardar. Obs.: estamos em 2021, ninguém mais passa roupa. 😜

6) Trate bem as equipes. Gestão emocional e motivação, muitas vezes, podem ser o que está faltando

Os tempos mudaram, o modelo de gestão tradicional de “comando e controle” é ultrapassado e desgastante para todos. Por isso, não gerencie as pessoas. Gerencie o trabalho e ajude as pessoas. Como líder, garanta que as pessoas de suas equipes estejam felizes, motivadas e sempre buscando evolução contínua. Invista em treinamentos, pratique feedbacks recorrentes, alinhe os resultados esperados (com métricas claras).

7) Aumentar seu time

Esta é sempre a última alternativa que penso, pois acaba virando um projeto à parte, dada a quantidade de variáveis e os processos a realizar para aumentar uma equipe. O que pode te tornar ainda mais lento e trazer outros gargalos que não eram um problema antes. Você precisa considerar orçamento, recrutamento, treinamento dos novos, integração e outros processos próprios de empresa para empresa. Embora seja a solução mais óbvia e a que vem na cabeça primeiro, não necessariamente é a mais eficaz. Pense nisso. 🙂