Primeiro… você sabe o que são gargalos em um fluxo de trabalho? Já ouviu este termo? Eu te explico, é simples. Pense em uma garrafa. Seu design foi projetado para armazenar uma quantidade específica de líquido e possui uma área restringindo o fluxo desse líquido para, acredito eu, facilitar o manuseio na hora de servir. Se tivéssemos uma garrafa reta, onde a boca tem a mesma largura do seu corpo, no processo haveria mais riscos de servir uma quantidade maior do que a desejada.
Gargalos em garrafas são fundamentais para uma boa interação com chances reduzidas de erros. Já no mundo do trabalho, os gargalos são empecilhos que impactam diretamente na velocidade com que o trabalho é realizado. Uma vez impactando essa velocidade, percebe-se um efeito colateral na qualidade, ainda mais quando estamos falando de um ambiente com muita pressão na entrega.
Imagine uma casa com 1 máquina de lavar com capacidade para 30 peças e um fluxo de lavagem que leva 30 minutos. Nesta mesma casa, temos espaço para um varal com capacidade de 30 peças. Duas pessoas habitam nesta casa, Luiz e Maísa. Cada um usa 30 peças de roupas por semana, totalizando 60 peças utilizadas em 7 dias.
Luiz e Maísa lavam roupas 1 dia por semana. Enquanto a máquina de lavar poderia realizar 2 lavagens completas em 1h e lavar todas as roupas, o varal tem um limite: precisa de, pelo menos, 5 horas durante o dia para secar 30 peças, seu limite. Dessa forma, o varal torna-se o gargalo da casa quando o assunto é lavar/secar roupas, pois mesmo que a máquina dê conta do recado e lave todas as peças em 1h, não temos varal para secar tudo isso. Se você lava as roupas na sua casa, você sabe que deixar a roupa molhada esperando dentro da máquina por 5 horas não é uma boa ideia. Caso você não saiba, o resultado sempre é: a roupa fica com um cheiro ruim e muitas vezes precisa ser lavada novamente, ou seja, retrabalho.
Enquanto as duas soluções são plausíveis, a segunda opção carrega mais limitações a serem consideradas: espaço e orçamento. Se houver espaço na casa, é perfeitamente possível aumentar o varal. Se o custo desse novo varal não for um peso para Luiz e Maísa, é uma melhoria que pode ser realizada. Este paralelo, apesar de grotesco e exagerado (😅), é interessante. O inventário (roupas sujas ou molhadas) é algo visível 100% do tempo. Ao abrir o armário de roupas, abrir o cesto de roupa suja, olhar para o varal, automaticamente Luiz e/ou Maísa já conseguem decidir se é necessário/possível lavar roupa naquele momento e agir de acordo com a informação recebida ao checar armário, cesto e varal. Um outro ponto interessante é que não importa o quão cronometrado e certinho você faça tudo: nem sempre temos sol. Dias de chuva podem atrapalhar todo o planejamento de lavar roupas. Isso é vida real.
Quando mudamos o foco para o trabalho criativo, alguns pontos divergem: tal inventário é relativamente invisível e o trabalho continua chegando e chegando e não para nunca. Mas temos coisas em comum também: muitas vezes temos mais trabalho do que pessoas para realizá-lo. Não, não acho que pessoas são como varais. O ponto é fazer você pensar nas tarefas do trabalho como se fossem as roupas sujas. E temos mais coisas em comum do que o contrário. Nem sempre faz sol. Nem sempre o ambiente é livre de problemas para as entregas serem feitas de forma cronometrada. “Tiago, isso não acontece na minha empresa” 🤔Sabe quando você reclama do Departamento X ou Y? “Ahhh eles são muito demorados!!! As coisas levam meeeeeses para sair”. Voilà (de forma bem simples): o gargalo!
Agora, como resolver este problema? Bom, a resposta mais óbvia é DEPENDE. Primeira coisa: demitir todo mundo e contratar de novo em 99,9% dos casos não é a melhor solução. Estamos de acordo? 🙂Abaixo, trago algumas dicas que, combinadas, podem te ajudar muito na solução dos gargalos:
Você pode ler mais sobre este tópico no artigo “Kanban: noções básicas para começar a gerenciar o fluxo de trabalho”.
Sabe quando uma equipe tem várias prioridades e atividades em andamento? Ou aquele famoso “Enquanto eu espero a resposta daquele assunto, eu faço isso outro”? Pois é. Isso é um problema. Limitando a quantidade de trabalhos sendo realizados ao mesmo tempo, você garante que a equipe foque na qualidade daquilo que está sendo realizado. Além disso, reduz o tempo que aquele item espera, “ali dentro da máquina, molhado”.
Sabendo isso, você saberá argumentar a prioridade da sua demanda em relação às outras. Calculando o custo de atraso de cada demanda, você tangibiliza quanto a empresa perde, ou deixa de ganhar, a cada dia que a demanda não está pronta e publicada.
Confie na criatividade da sua equipe para, junto com você, chegar a diversas soluções e eleger a mais desejável para o cliente, saudável para o negócio e viável tecnicamente.
Defina o que você precisa para começar e como você sabe que terminou. Tendo o primeiro e o último ponto definidos, basta preencher os do meio. Não precisa ser extremamente detalhista. Foque em etapas/ciclos mais genéricos para concluir o trabalho. Faça este exercício em equipe, ouça todos. Às vezes, uma etapa que não faça sentido para você, faça para a equipe. 🙂
Por exemplo: Pegar roupas sujas no cesto / Colocar na máquina / Estender no varal / Dobrar e guardar. Obs.: estamos em 2021, ninguém mais passa roupa. 😜
Os tempos mudaram, o modelo de gestão tradicional de “comando e controle” é ultrapassado e desgastante para todos. Por isso, não gerencie as pessoas. Gerencie o trabalho e ajude as pessoas. Como líder, garanta que as pessoas de suas equipes estejam felizes, motivadas e sempre buscando evolução contínua. Invista em treinamentos, pratique feedbacks recorrentes, alinhe os resultados esperados (com métricas claras).
Esta é sempre a última alternativa que penso, pois acaba virando um projeto à parte, dada a quantidade de variáveis e os processos a realizar para aumentar uma equipe. O que pode te tornar ainda mais lento e trazer outros gargalos que não eram um problema antes. Você precisa considerar orçamento, recrutamento, treinamento dos novos, integração e outros processos próprios de empresa para empresa. Embora seja a solução mais óbvia e a que vem na cabeça primeiro, não necessariamente é a mais eficaz. Pense nisso. 🙂
