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Kanban: noções básicas para começar a gerenciar o fluxo de trabalho

Kanban: noções básicas para começar a gerenciar o fluxo de trabalho

Buscando um método que possa te ajudar na gestão de projetos e processos de forma evolucionária? Ou então quer estruturar as suas demandas no trabalho? Ou apenas precisa organizar o seu dia a dia? Adotar o uso do Kanban pode te ajudar. Conheça, abaixo, um pouco mais sobre a técnica.

Kanban é um sistema visual pensado para eliminar desperdícios e aumentar a eficiência e a eficácia no fluxo de trabalho, criando um movimento contínuo de descoberta e entrega. Inicialmente, foi desenvolvido pela TPS (Toyota Production System) e, depois, foi adaptado por David Anderson para o trabalho do conhecimento.

É adotado, principalmente, por equipes de tecnologia e desenvolvimento de software. Com foco em tornar os processos de trabalho ágeis, o framework pode ser utilizado nas mais diversas áreas de atuação de uma empresa ou até mesmo no âmbito pessoal.

Entre os benefícios do Kanban, estão a fácil visualização de atividades em andamento e daquelas que são prioridade, bem como a simplicidade para começar a adotar o método além das melhorias contínuas que acabam ocorrendo no fluxo de trabalho.

Além disso, graças a essa facilidade na visualização do fluxo e na localização dos famosos “gargalos” somada às frequentes conversas em equipe, é possível criar um ambiente onde mudanças são bem-vindas.

Princípios e práticas do Kanban

Primeiramente, para aplicar o Kanban, é importante ter em mente alguns princípios:

  • Comece com o que você faz agora;
  • Concorde em buscar uma mudança incremental e evolutiva;
  • Incentive atos de liderança em todos os níveis;
  • Entenda e concentre-se nas necessidades e expectativas do cliente;
  • Gerencie o trabalho, deixe as pessoas se organizarem em torno disso;
  • Políticas controlam a entrega de serviços.

Além disso, existem práticas recomendadas no momento de usar o framework:

  • Visualize o trabalho;
  • Limite o trabalho em andamento (WIP);
  • Gerencie o fluxo de demandas/trabalho;
  • Torne as políticas explícitas;
  • Crie ciclos curtos de feedback;
  • Melhore e evolua.

Como fazer?

A técnica se utiliza de um quadro preenchido por colunas, nas quais são incluídos cartões ou post-its. Sendo assim, cada coluna representa uma etapa do fluxo de trabalho e os cartões devem representar as suas demandas. Dentro deles, é possível desenvolver mais sobre cada atividade, incluindo processos, prazos e responsáveis.

Para começar, você pode incluir 3 colunas básicas: “Para fazer”, “Fazendo” e “Feito”. Com o tempo, você e sua equipe entendem e evoluem o processo de trabalho – e, consequentemente, o quadro –, visando sempre a entrega com qualidade em um tempo saudável. Ou seja, você começa com o que já faz e, aos poucos, adapta a quantidade e a finalidade das colunas ao seu dia a dia.

Exemplo de quadro Kanban

Com o quadro criado, é o momento de alimentá-lo com as demandas. Mas, para isso, é importante seguir uma prática: limitar a quantidade de trabalho em andamento. Um dos princípios do framework é evitar o acúmulo das atividades começadas e não finalizadas. Por isso, encontre um limite saudável para a quantidade de cartões por colunas. Por exemplo, se estiver trabalhando sozinho, comece limitando 1 item por vez na coluna “Fazendo”. Além disso, a leitura do quadro Kanban é feita da direita para a esquerda, o oposto do método que estamos acostumados no Ocidente. Assim, damos prioridade àquelas tarefas que estão mais próximas de prontas antes de começar uma nova.

Dicas

O quadro Kanban pode ser tanto físico quanto digital. Você pode comprar um quadro, post-its e deixá-los na sua área de trabalho para fazer o acompanhamento das demandas. Já no digital, é possível criá-lo de diversas maneiras e em diferentes plataformas.Uma ferramenta que pode te ajudar é o Trello. Nele, você já encontra modelos que você pode adaptar para o seu fluxo. Dentro dos quadros, você pode criar listas e nelas, cartões. Já dentro desses cartões, é possível incluir descrição, checklist, data de entrega, comentários, membros e muito mais.

Outra dica é também utilizar um esquema de cores. Elas podem representar processos, status, níveis de urgência e mais para as demandas. Essas cores podem funcionar como tags para o quadro se tornar ainda mais visual.

Ao usar o Kanban, também é possível começar a medir duas informações dentro do fluxo de trabalho:

  • Throughput rate: a quantidade de itens entregues em um determinado intervalo de tempo;
  • Lead time: o tempo que um cartão passa dentro do sistema a partir do ponto de compromisso, ou seja, aquele momento que você sabe que o cartão será trabalhado.

Entendendo essas duas métricas, você constantemente acompanha a evolução do trabalho e encontra oportunidades de melhorias.

Exemplo de quadro Kanban

Conclusão

O Kanban é uma ótima metodologia para visualizar e monitorar as etapas do seu trabalho bem como o da sua equipe, além de limitar as atividades em andamento, evitando o acúmulo de demandas não finalizadas. Assim, o fluxo de trabalho se torna mais eficaz e ágil.

Você já conhecia o Kanban? Gosta do método? Comenta aqui. Vamos conversar :)

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