6 dicas de ouro para facilitar a adoção de OKR na sua organização

6 dicas de ouro para facilitar a adoção de OKR na sua organização

Última atualização:
13/12/2022
Pessoa autora:
Tiago
Categorias:

OKR, Objectives and Key Results (Objetivos e Resultados Chave, em português), é um sistema super simples, excelente e poderoso para ajudar equipes e organizações a alcançarem resultados.Aqui vai um breve resumo para quem não conhece a metodologia. Mesmo que tenha ficado famosa por volta de 2010 com o Google, e depois sendo adotada por várias empresas grandes e praticamente todas StartUps, OKR já tem um bom tempo de vida e começou em uma grande organização com um líder a frente do tempo: Andy Grove, da Intel, nos anos 70. No entanto, foi graças a outra pessoa que o OKR se popularizou: John Doerr. Caso queira saber mais sobre a história do OKR, você pode ouvir o próprio John Doerr aqui ou lendo seu livro.

Mas, afinal, em que consiste o OKR?

Essa é uma metodologia para definir o Objetivo e os Resultados Chaves que buscamos para completar este objetivo. Pense na seguinte fórmula:“Objetivo”, ou seja, “Onde queremos chegar?”. Definido com uma frase qualitativa e inspiradora.Por exemplo: Ser a pizzaria top #1 do bairro em satisfação do Cliente.Resultados Chave”, isto é, “Como iremos medir nosso progresso ao longo do tempo?”. Estabelecendo até 5 Resultados Chaves expostos usando métricas com valores quantitativos que indiquem progresso, que sejam mensuráveis e realistas.Por exemplo:KR1: Realizar pesquisa de satisfação com 50% dos pedidos, seja entrega ou balcão, por semana;KR2: 1x por semana definir ações de melhoria nos pontos relevantes coletados em pesquisas;KR3: Implementar melhorias de pontos mais recorrentes em menos de 1 semana;KR4: Melhorar nota de 3,2 para 4,9 estrelas no Google Places no final de 3 meses.

OKR tem 4 superpoderes

1) Alinhamento da organização

É super comum vermos organizações nas quais o nível executivo espera uma coisa e as equipes entregam outra. Muitas vezes, mesmo tendo objetivos anunciados em Power Points, banners ou qualquer dispositivo para mostrar os 455 KPI 's do ano, as pessoas que fazem parte da organização sofrem de uma falta de alinhamento de expectativas, objetivos e ações.Um teste fácil para saber se sua organização sofre deste problema: primeiramente, pergunte a um executivo os objetivos da empresa para os próximos 3 meses. Em seguida, repita a pergunta para o executivo ao lado. Logo depois, repita a pergunta para as equipes.Com o OKR estabelecido, você obtém as mesmas respostas (ou, ao menos, próximas), demonstrando que a equipe está bem alinhada.

2) Acompanhar progresso

O objetivo é qualitativo, mas os Resultados Chaves são quantitativos. Lembre-se: se não podemos medir, então não é um resultado chave. Assim, é possível acompanhar o progresso das nossas ações para alcançar o objetivo.

3) Gerar foco no que é importante

Quando olhamos para os OKRs nas reuniões de check-in, temos duas perguntas em mente: “Estamos próximos ou longe dos nossos OKRs?” e “O que precisamos fazer nesta semana para continuar nos aproximando ou começar a nos aproximar deles?”. Dessa forma, focamos nas ações de melhoria mais importantes para o momento.

4) Motivar/Desafiar

Quando colocamos objetivos mais ousados, nos sentimos motivados a alcançar algo que não fizemos antes. Porém, atenção: precisa acertar na dose de ousadia, pois se tentarmos esticar mais os OKRs do que a organização aguenta, iremos ter frustração ao invés de motivação.

OKR pode ser aplicado em 3 níveis em uma organização

1) Estratégico

No nível “organização”, para o ano todo e em diferentes temas, se necessário.Queremos dar inputs para as equipes entenderem a direção que a empresa gostaria de ir e de uma forma mais ampla, mas ainda assim capaz de medir os resultados. Por exemplo: Market Share, Receita, Satisfação de Cliente, Competitividade com a concorrência.

2) Tático

No nível “equipes”, para os próximos 3 meses.Queremos outputs. Ou seja, ações mais concretas e medidas semana a semana que irão impactar diretamente na estratégia a cada mês, por exemplo.*É possível ver casos de OKRs aplicados mensalmente quando estamos falando de empresas que estão bem no começo. Contudo, o risco é muito alto, já que tudo muda muito rápido.

3) Individual

No nível “colaboradores”, focando em desenvolvimento profissional.Queremos focar nos colaboradores da empresa. Uma vez que colaboradores mais felizes, mais capacitados, mais motivados são naturalmente mais engajados com as tarefas do dia-dia.

Precisamos de papéis e cerimônias

Para garantir o bom funcionamento dos OKRs, precisamos de alguns papéis e cerimônias.Os papéis são simples: precisamos de um (ou mais, dependendo do tamanho da organização) OKR Champions. Não é um cargo/missão, mas um papel de alguém que irá animar os OKRs dentro da organização.As cerimônias, mais simples ainda: precisamos realizar check-ins. Ou seja, reuniões rápidas e frequentes, onde iremos acompanhar o progresso (ou não) dos OKRs, informar nosso nível de confiança sobre os mesmos, expor os problemas e definir ações prioritárias. Um problema só é resolvido quando é notado, então um grande objetivo do check-in é detectar possíveis problemas.Os check-ins devem ocorrer semanalmente, com o propósito de revermos os OKRs táticos. Como também mensalmente, a fim de rever os estratégicos. O objetivo desta revisão mensal é ter a possibilidade de aprimorar a estratégia sem precisar esperar o ano toooodo passar. Por exemplo, se olharmos para 2020: começamos sem pandemia e terminamos com. Assim, empresas que não conseguiram adaptar sua estratégia ao longo do ano, sofreram mais.Porém, da mesma forma que outros sistemas poderosos, o OKR não vai fazer milagre na sua organização do dia para a noite. E mesmo tendo potencial para impactar qualquer tipo de organização, desde startups até organizações maiores ou gigantescas, muita coisa pode dar errado e gerar o efeito oposto.Tudo isso dito, o processo de adoção de OKR pode se tornar uma bagunça rapidinho. Para isso, vou trazer 6 dicas de ouro para facilitar a adoção de OKR na sua organização.

Dicas para facilitar a adoção de OKR na sua organização

Dica #1: Liderança

Já ficou implícita logo no segundo parágrafo deste artigo, comece pela liderança! O trabalho é muito mais fácil quando a liderança entende a importância e, principalmente, como abordar a introdução de OKRs na organização. Tratar OKR como algo que a “equipe deve fazer” é um erro super comum em grandes organizações. Por isso, liderar pelo exemplo, neste caso, é necessário. E caso você não seja o líder, o trabalho inicial deve ser de mostrar para o seu líder a importância e ajudá-lo nesta empreitada. Se esse for o cenário, a dica #2 vai te ajudar a encontrar formas de “vender” este sistema para sua liderança.

#Dica 2: Propósito

Por que você pensa que OKR irá ajudar na sua organização? Qual dor ou qual problema você pensa em resolver? Quão impactante é esta dor para a organização? Encontrando esta dor, tornará muito mais fácil ganhar a atenção da liderança, que provavelmente já está quebrando a cabeça para resolver este problema, se for de fato uma questão relevante no ponto de vista deles.Exemplos de problemas: queda no faturamento; um concorrente que está com melhor performance e “roubando” Clientes; novas oportunidades no mercado; novas formas de consumo que conversam diretamente com a estratégia da sua organização; gap da estratégia com o que é feito/entregue pelas equipes (talvez o mais comum de todos em organizações pequenas, médias e grandes).

#Dica 3: Trabalho em equipe

Colaboratividade é a chave para uma boa adoção de OKRs. Lembre-se: ninguém quer ter um novo sistema empurrado goela abaixo.Por isso, a definição dos OKR deve ser uma atividade em equipe. Você, como líder, pode e deve escrever os OKR estratégicos junto com seus pares. Um dos 4 super poderes dos OKR é o alinhamento. Assim sendo, não existe forma mais fácil de garantir o alinhamento entre pessoas do que convidando-as para participar desde o começo. Apenas convidar não é o bastante, por isso você vai precisar da próxima dica.

#Dica 4: Não conecte OKR com bônus

OKR não deve estar conectado a estratégias de bônus e prêmios da empresa. Existem vários estudos que mostram que este tipo de abordagem para trabalho do conhecimento é pouco eficaz, muitos deles listados no livro “Drive!” do Daniel Pink, recomendo a leitura. Devemos atingir os OKRs pois sozinhos eles já nos motivam e desafiam. Afinal, um dos superpoderes dos OKRs é o da Motivação. Como podemos nos desafiar? E como tomar cuidado para não desafiar demais e ao invés de motivação criar frustração?

#Dica 5: Conecte os Key Results

O Objetivo deve estar conectado com os Resultados Chave, que, por sua vez, devem se conectar entre si. Assim, evitamos colocar nossos Key Results em silos e reforçamos a colaboração entre equipes. É comum de se ver um OKR no qual os resultados chaves (KR) são específicos para equipes distintas. Onde a equipe A é responsável pelo KR1 e a equipe B é responsável pelo KR2. Por isso, lembre-se: Team Work.

#Dica 6: Nos KR, não pense só no fim, pense no caminho

O terceiro superpoder dos OKRs é a capacidade de acompanhar o progresso, semana a semana. E, algumas vezes, as métricas de negócio não se movem tão rápido assim. Nesse momento, é a hora de quebrar a cabeça e encaixar em nossos Key Results coisas que irão ajudar a alavancar esses resultados (KR).Por exemplo:Objetivo: Ser pizzaria top #1 do bairro em satisfação Cliente.KR1: Ter 5 estrelas no Google Places no final de 3 meses;KR2: Reduzir de 40 para 20 minutos o tempo de espera pela entrega da pizza em residência;KR3: Reduzir de 15 para 10 minutos o tempo de espera no balcão;KR4: Reduzir de 3 para 30s o tempo de espera de atendimento.Embora o exemplo acima não seja errado, existe uma forma diferente de definir o OKR, mais fácil de medir semanalmente e inserindo na cultura da empresa coisas que antes talvez não fossem comuns. Vamos recriar o exemplo, pensando no caminho e não apenas no final:Objetivo: Ser pizzaria top #1 do bairro em satisfação Cliente.KR1: Realizar pesquisa de satisfação com 50% dos pedidos, seja entrega ou balcão, por semana;KR2: 1x por semana definir ações de melhoria nos pontos relevantes coletados em pesquisas;KR3: Implementar melhorias de pontos mais recorrentes em menos de 1 semana;KR4: Melhorar nota de 3,2 para 4,9 estrelas no Google Places no final de 3 meses.Note que no primeiro exemplo, trazemos pontos muito importantes para a pizzaria e fáceis de comparar com a concorrência. Mas será que reduzir o tempo de espera no balcão, na entrega ou no telefone é uma dor para os Clientes?Já no segundo exemplo, temos também métricas de quantidade (quantidade de coisas que devemos possuir ou realizar) junto a métricas de qualidade. Não adiantaria completar o KR1 se não fizermos nada quanto aos feedbacks. Do mesmo modo que não adiantaria listar as coisas a melhorar e tomar 6 meses para aplicá-las. Bem como não adiantaria realizar os KR 1, 2 e 3, se não percebermos evolução concreta em algum resultado externo importante para a empresa. Poderia ser, por exemplo, avaliação no Google, no Reclame Aqui, ou até mesmo o aumento de recorrência dos pedidos de um mesmo Cliente.Vale lembrar que não é recomendado colocar atividades como Resultados Chave, já que esses resultados não devem se tornar uma lista de ações. Contudo, existem sim elementos que podem ser inseridos em OKRs para nos lembrar a importância do trabalho em equipe. Voltando ao exemplo. Pense em uma organização acostumada com que cada equipe/indivíduo tenha a sua tarefa. Nesse caso, os KR 1 e 2 podem ser super úteis para criar a cultura de trabalho em conjunto.E aí, o que achou das dicas? Compartilhe nos comentários abaixo se funcionaram para você. Se você tem outras dicas úteis, vamos conversar?